Est-il nécessaire d'être organisé pour être efficace ?
Indispensable, travailler sans être organisé c'est gâcher son talent! Nous vivons aujourd'hui dans une société où tout est «urgent», dans laquelle les sollicitations et informations arrivent de toute part et à tout moment. Tout loger dans une même journée relève souvent du casse-tête. C'est généralement source de stress, parfois générateur de dysfonctionnements… Si vous êtes organisé, vous gérerez mieux votre temps et vous serez encore plus performant. Et vous y gagnerez également en sérénité!
Comment s'y prendre concrètement ?
La première chose à faire est de définir clairement ses objectifs. Sur le plan professionnel, on se posera la question: «qu'est-ce qu'on attend de moi?». Pour le négociateur immobilier, par exemple, la réponse sera « vendre». Et ce sera sa priorité. Une fois ce constat établi, il devra hiérarchiser ses priorités (tout ne peut pas être mis au même niveau) en veillant à ne pas se laisser «polluer» par les imprévus. Certaines petites astuces permettent ainsi de rester concentré sur le dossier en cours: mise en renvoi de son poste à certains moments de la journée, gestion raisonnée de la messagerie, savoir/oser dire non à une sollicitation extérieure…
Si vous deviez donner 7 conseils pratiques aux négociateurs ?
- Appliquer la règle des 2 mn. Pour chaque tâche, se poser la question: « est-ce que cette tâche me prendra moins de 2 minutes? ». Si oui, gérer la tâche; sinon, l'inscrire sur sa « do to list », voire déléguer.
- Fermer sa messagerie et ne la consulter que 4 fois par jour (2 fois le matin et 2 fois l'après-midi)
- Planifier ses tâches (la "fameuse" to do list)
- Consulter son agenda tous les matins (sur 15 jours) et tous les soirs (pour avoir en tête ses rendez-vous du lendemain)
- Jeter, trier, ranger, classer et référencer ses fichiers (papier et informatique) au fur-et-à mesure pour accéder rapidement à l'information. Par exemple, vous ne devez avoir qu'une dizaine de messages sur votre boite mail…
- Adopter de nouvelles pratiques en prenant soin de soi. Pour se concentrer, il faut éviter le stress; certaines règles d'hygiène de vie permettent d'être mieux. Par exemple, il faut s'hydrater (cela évite la fatigue physique), faire au moins une pause de 30 minutes au déjeuner…
- Et surtout PO-SI-TI-VER et sourire: le sourire facilite les relations humaines, c'est le meilleur des aphrodisiaques!
