LES FONCTIONNALITÉS

Tout ce dont votre étude a besoin pour mieux gérer ses appels
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Accueil des appels entrants
‍NS Voice prend en charge les appels selon les règles définies avec votre étude.

Qualification des demandes
L'assistant identifie le motif de l'appel : rendez-vous, dossier en cours, immobilier, question pratique, urgence ou message.

Collecte des informations utiles
Nom, coordonnées, dossier concerné, personne demandée, disponibilités, référence du bien, degré d'urgence...

Transmission structurée
Chaque appel est transformé en message clair et exploitable par vos équipes.

Gestion des débordements
NS Voice intervient lorsque les lignes sont occupées ou lors des pics d'activité.

Prise en charge hors horaires
Les demandes peuvent être collectées en dehors des horaires d'ouverture, puis traitées au retour des équipes.

Scénarios personnalisés
Messages d'accueil, consignes, horaires, types de demandes et règles de transmission sont définis avec vous.

Appels immobiliers
Qualification des demandes liées aux annonces : bien concerné, visite, profil acquéreur ou vendeur...

MISE EN PLACE

Une mise en place simple, en 4 étapes

Nous définissons vos cas d'usage

Accueil, rendez-vous, hors horaires, débordement, immobilier, urgences, messages...
Nous identifions les situations à traiter par NS Voice.

Nous construisons vos scénarios d'appels

Nous définissons les questions à poser, les informations à collecter, les limites à respecter et les règles de transmission à vos équipes.

Nous paramétrons votre accueil téléphonique

NS Voice est configuré selon vos horaires, votre organisation, votre message d'accueil et les interlocuteurs à prévenir selon le type de demande.

Vous suivez et améliorez l'accueil

Après la mise en service, les scénarios peuvent être ajustés selon les retours de vos équipes et les demandes réellement reçues.

FAQ : Vos questions sur NS Voice

Qu’est-ce que NS Voice ?

NS Voice est un assistant téléphonique IA conçu pour les études notariales. Il prend en charge les appels entrants, accueille les correspondants, comprend leur demande, collecte les informations utiles et transmet un message structuré à vos équipes.
Il permet à l’étude de rester joignable, même lorsque les collaborateurs sont indisponibles, déjà en ligne, en rendez-vous ou en dehors des horaires d’ouverture.

NS Voice peut-il répondre 24h/24 ?

Oui. NS Voice peut assurer une présence continue 24h/24 et 7j/7, selon les règles définies avec votre étude.
Il peut prendre le relais le soir, le week-end, pendant les congés, lors des pics d’activité ou lorsque vos lignes sont occupées. Les demandes sont collectées puis transmises à vos équipes pour traitement ou rappel.

NS Voice remplace-t-il le standard de l’étude ?

Non. NS Voice ne remplace pas l’humain. Il vient en soutien de votre organisation téléphonique.
Il peut filtrer les demandes simples, recueillir les informations nécessaires, identifier les urgences et transmettre les messages aux bons interlocuteurs. Les notaires, négociateurs et collaborateurs conservent la maîtrise de la relation client.

NS Voice peut-il donner un conseil juridique ?

Non. NS Voice ne donne pas de conseil juridique et ne se substitue jamais au notaire.
L’assistant peut informer, orienter, qualifier une demande et transmettre les informations utiles à l’étude. Dès qu’une question nécessite une analyse juridique, une appréciation personnelle ou une expertise notariale, elle est redirigée vers un notaire ou un collaborateur.

Quels types d’appels NS Voice peut-il traiter ?

NS Voice peut traiter différents types d’appels reçus par une étude notariale : demande de rendez-vous, message à transmettre, question pratique, appel lié à un dossier en cours, demande de documents, appel immobilier, demande de visite ou urgence à qualifier.
Les scénarios sont définis avec votre étude afin d’adapter l’accueil téléphonique à votre organisation.

Comment NS Voice s’adapte-t-il à mon étude ?

NS Voice est paramétré selon vos besoins : horaires, message d’accueil, types de demandes à identifier, questions à poser, règles de transmission et personnes à prévenir.
Notariat Services vous accompagne dans la définition des scénarios d’appels afin que l’assistant corresponde au fonctionnement réel de votre étude.

NS Voice peut-il prendre le relais uniquement quand la ligne est occupée ?

Oui. NS Voice peut être activé selon plusieurs modes : en permanence, en dehors des horaires d’ouverture, en débordement lorsque vos lignes sont occupées, ou uniquement pendant certaines périodes.
Cela permet à chaque étude de choisir le niveau de prise en charge adapté à son organisation.

NS Voice est-il utile pour les négociateurs immobiliers ?

Oui. NS Voice peut qualifier les appels liés aux annonces immobilières notariales.
Il peut collecter la référence du bien, les coordonnées de l’appelant, sa demande, ses disponibilités, son profil acquéreur ou vendeur, et transmettre un message clair au service négociation pour faciliter le rappel.

Quelle est la différence entre NS Voice et un répondeur classique ?

Un répondeur classique enregistre un message. NS Voice échange avec l’appelant.
Il comprend la demande, reformule si nécessaire, pose les bonnes questions, collecte les informations essentielles et transmet un résumé structuré à vos équipes. L’étude reçoit ainsi une demande plus complète et plus facile à traiter.

Les données sont-elles confidentielles ?

Les appels reçus par une étude notariale peuvent contenir des informations personnelles ou sensibles. NS Voice est conçu pour limiter la collecte aux informations nécessaires, organiser la transmission selon vos consignes et encadrer le traitement des données.
Les modalités d’hébergement, de conservation et de suppression des données sont précisées lors de la mise en place de la solution.

Combien de temps faut-il pour mettre en place NS Voice ?

La mise en place dépend de l’organisation de votre étude et des scénarios à configurer. Notariat Services vous accompagne dans les étapes clés : définition des cas d’usage, rédaction des messages, paramétrage des horaires, règles de transmission et ajustement des scénarios après mise en service.

Quels sont les avantages de NS Voice pour une étude notariale ?

NS Voice permet de réduire les appels manqués, de qualifier les demandes, de limiter les interruptions des collaborateurs et d’améliorer l’accueil client. L’étude reste plus disponible, les équipes reçoivent des messages mieux structurés, et les correspondants savent que leur demande a bien été prise en compte.

NS VOICE - L'ASSISTANT TÉLÉPHONIQUE IA DES ÉTUDES NOTARIALES

Pourquoi choisir NS Voice ?

Pensé pour les notaires

Présence continue 24h/24

Qualification intelligente

Moins d'interruptions pour vos équipes

IA encadrée et responsable

Mise en place accompagnée

Une présence continue 24h/24

Tout ce dont votre étude a besoin pour mieux gérer ses appels
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Une conversation naturelle,
qui comprend et agit